工作随感

maribel

今天在MSN上和一个朋友诉苦，说自己在工作中受了点小委屈，但是面对对方大老板的“指责”，不卑不亢，为自己“平反冤屈”。


小引子>>

做这份新工作已经快两个多月了，主要负责跟踪单据，制作合同和价格报表等。每天和澳洲出口商有很多邮件、电话的联系，以及和国内进口商之间的沟通。

在国内大公司的三年多工作里，我学会了如何以一种很PROFESSIONAL的态度来处理工作中的问题（呵呵，陡然将高度提高到了professionalism的层面了），其中一点就是一定要学会工作中的一些任务和问题要学会通过EMAIL来分配及沟通，这样一旦问题没有解决，无法MEET DEADLINES，可以摆清事实，让领导明白问题出在哪个环节（不是为了有意推脱责任的说）。

今天这个小“委屈”让我又一次体会了 PUT SOMETHING IN WRITING的重要性。


正题>>

早上去上班后，忙里忙外，马不停蹄。终于做下来喘口气时候，收到出口商公司常和我联系的L小姐的EMAIL，里面主要是告诉我一些 Outstanding L/Cs (这里顺带提一句，L/C是Letter of Credit 的简称，中文叫“信用证”，是国际贸易常用术语)。因为我最近一直在和国内进口商确定开信用证的问题，所以马上给她回复邮件将她罗列的L/C一一告知哪天可以收到，其中谈到XYZ这个合同我前几天已经EMAIL告诉过她信用证号码了。

过了一会儿，L小姐给我回信说，还没有收到XYZ合同的信用证，问我可不可以提供一个COPY件。

还没等我给她回信呢，马上又收到了他们公司大老板的回信（L小姐在给我EMAIL的同时，CC给了她们大老板）。老板信里语气明显有点生气，说“Maribel, 你仅仅告诉我们一个L/C NO是没有用处的。如果你不能给我们提供L/C COPY，那起码也要告诉我们一下开证行和（澳洲）通知行是哪个，我们好问下银行 BLAH BLAH”，看完EMAIL，我的火气就上来了。--What?! Why didn't you check with your employee about it before blaming me for not having notified you of the bank details"?! -- 我心里一阵叨叨。

于是我快马加鞭（本人打字速度实在很快，英文已经达到75 WPM AVERAGELY）给他回信说 --"Dear ***, I did write the L/C No. along with issuing bank and advising bank details in my Email to Miss L at May **, but anyhow, I will ask for a copy of it. Regards"-- 当我按下“SEND”将信发出去后，我和我的老板说，“完了，这下把大老板得罪了。。。”

没过5分钟，大老板回信说－"Sorry, Maribel, my apologies and thanks for your assistance".--

在我发出自己义愤填膺的EMAIL后，我马上抓起电话和中国公司联系，让他们赶快把L/C COPY发过来。大老板收到COPY后马上又回信对我表示感谢。

虽然这只是件微不足道的小事，but it made my day. Why? 因为我很高兴自己在知道自己没有做错任何事情时，有勇气为自己辩护。用EMAIL，EMAIL发出时间来摆清事实。管你对方是Manager还是CEO，在事实根据面前一样要低头。

在和澳洲其他家出口公司人的沟通下，我也发现他们非常注重EMAIL（尤其是SENT TIME）。而且澳洲人非常讲求具体的时间。不像我们一说起完成某事，喜欢说“这两天，过几天”，这些澳洲人每次都会给我明确的时间，所以我现在给他们的回信中，电话中也都很注意这点（time of a day is more preferable though）。 而且，每收到出口商的一份EMAIL,我都尽量用最快的速度回复，无论回答是否让他们失望，但简短一两句话，让他们知道你在工作着，你没有IGNORE人家的询问。

我相信，在工作中逐渐培养自己的各种好习惯，会帮助我们 WORK WITH MORE EFFIENCY AND PROFESSIONALISM。

[ Last edited by maribel on 2005-5-26 at 10:19 PM ]

melbren

加分。。。

心谷

给mm鼓个掌!
有空写写找工作的体会

西边雨

强

蓝山老妖

学到不少东西。。。。

会飞的马

有点想起在国内的生活了。。。。。。
哎~~一晃二年咯。。。。。。

horseanddragon

甲克虫MM还是告诉我怎样找到对华西人贸易公司的工作比较好

加分期待一把

maribel

horseanddragon  在 2005-5-26 23:35 发表:

甲克虫MM还是告诉我怎样找到对华西人贸易公司的工作比较好

加分期待一把

我这个工作是内部人推荐我去的。不好意思，有点让你失望

horseanddragon

maribel  在 2005-5-26 11:45 PM 发表:

我这个工作是内部人推荐我去的。不好意思，有点让你失望

还有没有内部推荐名额？

pisces

好！给MM加分！

chubbycat

maribel  在 5/26/05 11:45 PM 发表:

我这个工作是内部人推荐我去的。不好意思，有点让你失望

pull some strings? haha

wanderer

Unfortunately there are so many things you will have no documentation.

In this case, apology only shows the boss kindness and generosity, how would it be it when it would hurt the boss reputation?

溪霓冬雪

horseanddragon

楼上东雪的签名强

mouse006

好，鼓掌！

maribel

chubbycat  在 2005-5-27 09:23 发表:

pull some strings? haha

Definitely not! I don't have any relatives except my little cousin in here.

小米

是的, 平时我的工作会要跟许多环节打交道. 任何重要的东西都要有BLACK AND WHITE简直是金科玉律! 这是保护自己和解决问题的要素

maribel

wanderer  在 2005-5-27 10:06 发表:

Unfortunately there are so many things you will have no documentation.

In this case, apology only shows the boss kindness and generosity, how would it be it when it would hurt the boss reputation?

nah, my point here is that we should try to keep any evidence (Such as important Emails, faxed docs with a stamp on them) in case the other parties don't want to admit it or blame you for the non-existing mistake in your work.

This experience should particularly apply in China!

wanderer

maribel  在 2005-5-27 02:14 PM 发表:

nah, my point here is that we should try to keep any evidence (Such as important Emails, faxed docs with a stamp on them) in case the other parties don't want to admit it or blame you for the non-e ...

yeah, I know... that's why I added points.

My words are just additional feelings brought by your story. sorry I didn't make it clearer...

maribel

wanderer  在 2005-5-27 15:21 发表:

yeah, I know... that's why I added points.

My words are just additional feelings brought by your story. sorry I didn't make it clearer...

Thanks for your support!

Actually it's really a pain in the neck to deal with Chinese clients. Many of them are too used to paying lip service. That time when I explained to an Australian exporter regarding why China party couldn't open L/C in time, she said -I think they lie.- You know, it's really embarrassing to hear such comments on our clients due to the fact that I am Chinese too.

So now whenever I ring China client, I always ask them to give me a deadline of something. I won't believe any more their "just within there days or by next week", I want a date for exporters. They may think I am too pushy and aggressive, however that's my work.

PeterWay

加分支持！写的实用

maribel

今天又发生了一件事情。

出口商说收到了一个L/C 副本，但是进口商信用证上写的澳洲通知行不是ANZ，他们只好付了110澳币才从L/C上写的银行拿到副本。这个出口商和我平时不错，说－－I did ask the client to state advising bank on L/C to be ANZ in my Email.--  我很理解她的苦楚，如果CLIENT按照信里要求写对银行，这银子是根本不用花的，要知道，修改一处L/C才只55澳币。：（

为了证实自己工作上是否有漏洞，我马上找出那天给国内客户的邮件，上面清楚地写明了银行的事情。然后我EMAIL提醒那个客户下次要注意。

现在看来，很多时候都是国内的客户不仔细看EMAIL，但我们保留这些EMAIL面对出口商的质问时还是有用处的。起码让他们知道问题出在哪里。

楼上小米说得很对，我们一定要学会在工作中保护自己，把每件事办得有条不紊，有根有据。

[ Last edited by maribel on 2005-5-27 at 06:42 PM ]

liz

maribel你做的对！！以前我的经验除了保存所有email,还会索要客户签名的传真件。。呵呵。。。相信你一定很快对新工作如鱼得水的！！

maribel

liz  在 2005-5-27 21:07 发表:

maribel你做的对！！以前我的经验除了保存所有email,还会索要客户签名的传真件。。呵呵。。。相信你一定很快对新工作如鱼得水的！！

对我来说，CLIENT签名的合同就和签字的传真件于你来说一样重要了。

我发现和国内打交道真叫是累啊 尤其是那些大老板们，每次传真给他们的一些 reminding list, 他们好像从来不看的，唯有这里出口商火烧眉毛跳脚了，他们才在电话里问需要做什么。

你最近怎么一直上不去MSN了？问题还没有 查出来吗？我那天一个同事说他上不去是因为他没有更新版本，你看看是不是也这问题啊

fly_cat

我在单位工作也养成save email的习惯，一般我都存好些年的。到时候，一search就有证据了

slshop

加油!

liangmike

It is good to keep the wrritten evidence, that is why people send email to each other even they sit face to face.